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Windowsで、共有Excelファイルを独占せずに開く方法

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今日はめずらしくWindowsの話です。

会社で書類を作成する際には、Excelを使う人は多いと思います。

そして、みんなで使うようなファイルは共有されてますよね。

でも、Excelの特徴として、誰か一人が開いていると、他の人は「読み取り専用」でしか開けません。
(複数同時共有もできますけど、イマイチ使いづらい。)

自分はほんのちょっとだけ変更して、すぐ終わるのに、誰かが開いているために編集ができない。

しかも、長時間開いている人に限って、ただ見ているだけとか、開きっぱなしで席を立ってどこかに行ったりしませんか?

そんな困った状況を、ほんの少しだけ解消するかもしれない方法をご紹介します。

 
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ファイルを開く人がちょっとだけ気を付ける

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Excelファイルを開く際に、右クリックして「新規作成」で開く。
 
これだけです。

こうすることで、ファイルをコピーした状態で本体とは別ファイルで開くことができます。

具体的にはこんな感じで。

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「Book1.xlsx」というファイルを開いたのですが、名前の後ろに「1」が付いて、「Book11.xlsx」というファイルとして開かれています。

つまり、「Book1.xlsx」をコピーした別ファイルが自動で作られて、それを開いたんですね。

こうすれば、本体は誰でも編集できます。

ただ、コピーを開くわけなので、当然ながら編集が必要な場合にはむかない方法です。

あくまで、「見るだけ」の目的で開く時に使える方法です。

 

でも、これだけで結構快適になります

たったこれだけなのですが、周りの人へこの方法を教えるだけで、ファイル専有がグッと減るんですよね。

実はみんな遠慮しながら開いてるんです。

でも、ついつい忘れちゃって開きっぱなしになったりするだけで。

この方法は、開く側の人のアクションに依存してるので、やらない人はやりません。

本体を直接開きっぱなし状況はゼロにはならないです。

でも、結構減るんですよ。

少なくとも僕の職場では、許容できるくらいまで減りました。

 

複数同時共有もできるけれど

ちなみに、Excelには「複数ユーザーで1つのブックを共有して同時編集できる」という機能もありますが、これってイマイチ使いにくいんですよね。

余計なコメントがついたりして。

導入した時期もあったのですが、かえって面倒ですぐにやめてしまいました。

なので、僕の職場では、今回紹介した方法でやってます。

 

あとがき

  “まよい犬  

本当にちょっとしたことなのですが、知ってるだけで結構違います。

オフィスでExcelファイルを共有している方は、ぜひやってみて下さい。

というところで、今日はここまで。